Paragraaf Bedrijfsvoering

Organisatieontwikkeling

Het vergroten van de wendbaarheid van een organisatie is een belangrijke voorwaarde voor succes. In 2020 is die wendbaarheid van onze organisatie en medewerkers behoorlijk op de proef gesteld, toen de Coronacrisis ons land en dus ook onze gemeente in de greep hield. In een korte tijd is er veel flexibiliteit gevraagd. Vanuit een geheel andere uitgangspositie (namelijk veelal vanuit huis en via digitaal contact), is het gelukt om samen met het openhouden van de gemeentebalie de basis dienstverlening overeind te houden. En is er doorgewerkt aan de verschillende inhoudelijke uitdagingen waar Houten in de komende jaren voor staat (voldoende woningen, energietransitie, leefbaarheid van de stad en iedereen naar vermogen mee laten doen).
De ingeslagen weg van de organisatie ontwikkeling kenmerkt zich door het centraal stellen van een aantal principes.

• We tonen eigenaarschap voor ons werk
• We geven coachend leiding
• We kiezen bewust voor sturen via de lijn of via een programma
• We werken integraal en verbindend
• We werken opdrachtgestuurd en resultaat gericht
• We leren en vernieuwen

Uiteraard nemen we de ervaringen uit de Corona-tijd mee bij de verdere doorontwikkeling. We zullen betekenis moeten geven aan de impact van het werken in een 1,5 meter samenleving. In combinatie met de uitkomsten van de ‘tussenevaluatie van de reorganisatie per 1-1-2019’ , die eind 2020 wordt uitgevoerd, is dit alles belangrijke input om in 2021 in een nieuwe context met een passende focus en juiste aanpak de doorontwikkeling van de organisatie verder vorm te geven, waarbij het streven naar excellente dienstverlening voorop staat.

Ontwikkeling HR-beleid
Banenafspraak
In 2020 is, aan de hand van drie sporen, gestart met de uitvoering van het plan van aanpak Banenafspraak en Quotumregeling binnen de gemeentelijke organisatie;

1. via een organisatiescan beoordelen van plaatsingsmogelijkheden binnen de organisatie;
2. het herijken van de bepalingen in ons inkoopbeleid, waar het gaat om de aanbesteding van diensten, waarvoor mensen met afstand tot de arbeidsmarkt kunnen worden ingezet;
3. het optimaal gebruikmaken van faciliteiten (jobcoachinzet) en subsidiemogelijkheden.

Hiermee kan de organisatie gericht werken aan de plaatsingsmogelijkheden voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Dat lijkt vooralsnog makkelijker dan de praktijk laat zien. Ook omdat het werk binnen de gemeentelijke organisatie zich moeilijker lijkt te lenen voor dit soort functies. Creativiteit is geboden om toch tot het samenstellen van een goed pakket van werkzaamheden te komen. Voor de dekking die gemoeid is met het creëren van deze garantiebanen, wordt vanaf 2021 structureel een formatiebudget opgenomen van €75.000,-. Dit gaat dan om 10 banen (ieder 25,5 u/w), tegen het wettelijk minimum loon, waarbij er van uitgegaan wordt dat per baan gerekend kan worden op een loonkostensubsidie van 50% per plaats.
Op dit moment zijn 2 banen structureel vervuld voor in totaal 39 u/w.

Vitaliteitsbeleid en duurzame inzetbaarheid
Vitaliteitsbeleid en duurzame inzetbaarheid staan vanaf komend najaar hoog op de agenda van de nieuwe cao-onderhandelingen voor 2021 e.v. Zo is er bijvoorbeeld sprake van de vergrijzing van het personeelsbestand én verschuiving van de pensioengerechtigde leeftijd. Juist daarom is ook het binnen krijgen van jongeren essentieel voor onze gemeentelijke organisatie. Voor het eerste punt geldt dat er meer aandacht moet zijn voor verlengde arbeidsinzet in relatie tot fysieke en psychosociale belasting.
Aandacht voor vitaliteit, ziekteverzuim en aanwezige werkdruk en –stress zijn sowieso voor iedere levensfase van belang. Evenals het hanteren van een goede werk-privé balans, wat als gevolg van de coronacrisis in een nieuw daglicht komt te staan. Ontwikkelingen op het gebied van informatisering en automatisering zullen ook impact hebben op de duurzame inzetbaarheid van medewerkers.
Werk maken van vitaliteit moet daarom integraal onderdeel zijn van het proces van organisatieontwikkeling. De uitkomsten van de ‘tussenevaluatie van de reorganisatie per 1-1-2019’ zullen in dat verband ook van betekenis zijn voor de wijze waarop we ons vitaliteitsbeleid in de toekomst gaan inrichten. Naar verwachting zal daarom in het najaar 2020 een projectopdracht worden geformuleerd, om de beleidsontwikkeling en -uitvoering gefaseerd vorm te geven. Bij de jaarrekening zijn binnen de bestemmingsreserve Organisatieontwikkeling voor het thema vitaliteitsbeleid en duurzame inzetbaarheid middelen gealloceerd (€ 442.000).

Programma Informatiemanagement
In 2020 is het programma Informatie vastgesteld voor een periode van 4 jaar. Vanuit het programma wordt een impuls gegeven aan het doorontwikkelen van onze digitale dienstverlening, het informatiegestuurd werken en het implementeren van nieuwe technologische toepassingen. Er wordt gewerkt vanuit 4 strategische doelen:

1. We dragen bij aan de maatschappelijke opgaven
2. We dragen bij aan professionele en excellente dienstverlening van hoog niveau
3. We dragen bij aan een doelmatige en doeltreffende bedrijfsvoering
4. Wij gaan zorgvuldig om met de data en informatie in onze organisatie

Voor 2021 worden de volgende projecten uitgevoerd:

1. Het Faciliteren van Informatiegestuurd werken
   Op het gebied van het sociaal domein is in regionaal verband een dashboard opgeleverd om de ontwikkelingen in dit vakgebied direct en veel intensiever te monitoren. Maar het daadwerkelijk gebruik van dergelijke dashboards vraagt extra begeleiding en vraagt om een andere manier van werken. Het komend jaar wordt hier verder op geïnvesteerd.  In de techniek faciliteren in het realiseren van een zogenaamd “Datawarehouse”, waarbij data uit verschillende bronnen op een gestructureerde wijze worden ontsloten.
   
2. Omgevingswet/Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) .
   In 2022 dient het zogenaamde Digitaal Stelsel Omgevingswet operationeel te zijn. Dit als onderdeel van het grotere traject van de nieuwe Omgevingswet.
   
3. Digitaal werken/verbeteren Informatiehuishouding.
   We werken aan de afronding van het digitaliseren van het proces rond de bestuurlijke besluitvorming en de overgang naar een vernieuwd zaaksysteem. Voor 2021 gaan we verder werken aan het volledig digitaliseren van werkprocessen, inclusief een goed digitaal archiveringsproces. We werken hierbij samen met het RAZU (Regionaal Archief Zuid Utrecht). Het RAZU werkt aan de implementatie van een zogenaamd E-depot. Langdurig te bewaren zaken worden hier straks ook voor ons gearchiveerd.  
   
4. Informatieveiligheid.
   De afgelopen jaren zijn we steeds vaker geconfronteerd met beveiligingsincidenten die gelukkig goed opgelost zijn. De toename van bedreigingen betekent ook dat we continu maatregelen nemen om het beveiligingsniveau van onze systemen verder te verhogen.  We zijn  gestart met het gebruik van Multi-Factor authenticatie voor de Office omgeving in de Cloud. In 2021 zullen alle Cloud applicaties, bij benadering van buiten het gemeentelijk netwerk, aan dezelfde eis moeten voldoen. Tenslotte gaan we in 2021 werken met continu monitoren van onze systemen op bedreigingen van buiten, in aanvulling op maatregelen die we al hadden genomen.

Rechtmatigheid

Invoering rechtmatigheidsverantwoording verslagjaar 2021
Naar aanleiding van de voorstellen van de commissie Depla in het rapport ‘Vernieuwing van de begroting en verantwoording van gemeenten” legt het College van burgemeester en wethouders met ingang van het verslagjaar 2021 in de jaarrekening verantwoording af over de rechtmatigheid van de besteding van de beschikbare middelen. Deze verantwoording gaat na een wetswijziging deel uitmaken van de jaarrekening, zodat de aandacht voor en de controle op rechtmatigheid op het huidig kwaliteitsniveau gehandhaafd blijft. De accountant geeft een getrouwheidsoordeel af over de jaarrekening, waarvan de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel uitmaakt. Het huidige afzonderlijke rechtmatigheidsoordeel in de controleverklaring van de accountant komt daarmee te vervallen. De commissie Depla heeft de verwachting dat van het (zelf) geven van een rechtmatigheidsverantwoording een kwaliteitsimpuls uitgaat op de interne processen en beheersing.
De rechtmatigheidsverantwoording valt, als onderdeel van de jaarrekening, onder het getrouwheidsoordeel van de accountant. Het oordeel van de accountant is opgenomen in de controleverklaring van de accountant en toegelicht in het verslag van bevindingen.

Voorbereidingen invoering rechtmatigheidsverantwoording
Nulmeting en plan van aanpak
Als voorbereiding op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is een nulmeting uitgevoerd. Met deze nulmeting is de huidige status van de administratieve organisatie en interne beheersing in kaart gebracht. Tevens is de kwaliteit en positie van de interne controle en verbijzonderde interne controle beoordeeld. Op basis van de nulmeting zijn te ondernemen verbeterpunten in kaart gebracht en geprioriteerd. In 2020 worden de verbeterpunten gerealiseerd die noodzakelijk zijn om aan de minimale eisen voor het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording te kunnen voldoen. In september 2020 stelt het college het plan van aanpak Invoering rechtmatigheidsverantwoording vast. In dit plan van aanpak is het ambitieniveau van het college ten aanzien van de administratieve organisatie en interne beheersing opgenomen. De te realiseren verbeterpunten om dit niveau te bereiken zijn opgenomen in een groeimodel.

Kaders/uitgangspunten

1. Raadsbesluit grens afwijkingen rechtmatigheidsverantwoording (controleprotocol):

De grens waarboven afwijkingen in de verantwoording moeten worden opgenomen wordt door de gemeenteraad bepaald, maar bedraagt maximaal 3% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves). Onder afwijkingen wordt verstaan fouten (dus het niet naleven van wet- en regelgeving) en/of posten waarvan bij het college onduidelijkheid bestaat over de rechtmatigheid.

2. Kadernota rechtmatigheid :

De Kadernota en de opdracht aan de Commissie BBV worden inhoudelijk gewijzigd. De focus komt te liggen op de definitie, invulling en reikwijdte van rechtmatigheid ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording door het college (en niet meer de accountantscontrole).

3. Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO):

De kaders voor de accountantscontrole op de rechtmatigheid (en getrouwheid) worden vastgelegd in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO). In de (nieuwe) Kadernota rechtmatigheid kan hiernaar worden verwezen.

Actualisatie controleprotocol en controleverordening
De wijzigingen in wet- en regelgeving worden verwerkt in de controleverordening en het controleprotocol. De wijzigingen en geactualiseerde versies van de controleverordening en het controleprotocol worden besproken met de Audit- en Rekeningcommissie en vóór 2021 ter vaststelling voorgelegd aan de gemeenteraad.

Inbedding rechtmatigheidsverantwoording in p&c-cyclus
Met ingang van de begroting 2021 wordt door het college in de paragraaf bedrijfsvoering een nadere toelichting gegeven op zaken die de rechtmatigheid raken en wordt ingegaan op de vormgeving van de beheersing.
In de bestuursrapportages wordt in de paragraaf bedrijfsvoering de voortgang van de bevindingen van de accountant en de verbijzonderde interne controle (VIC) opgenomen.

Vanaf de jaarrekening 2021 wordt de rechtmatigheidsverantwoording van het college als verplichte bijlage opgenomen. In de paragraaf Bedrijfsvoering wordt door het college beschreven welke actie zij onderneemt om de in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

Indicatoren
In onderstaande tabel zijn de van toepassing zijnde BBV-indicatoren binnen het taakveld 'Bestuur en ondersteuning' per 1 januari van het betreffende jaar weergegeven.

* In de primitieve begroting is nog nauwelijks sprake van geraamde inhuur. In de loop van het begrotingsjaar wordt inhuur aan de hand van besluitvorming geraamd en wordt bijbehorende dekking aangegeven.

Betrokkenheid verbonden partijen
Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheemraadschap Utrecht (BghU)
Deze gemeenschappelijke regeling heeft tot doel uit overwegingen van kwaliteit, continuïteit en efficiency samen te werken bij de beleidsvoorbereiding, heffing en invordering van waterschapsbelasting en gemeentelijke belastingen, evenals bij de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken en het beheer en de uitvoering van vastgoedinformatie.